eteams：傳統OA企業的協同新思維
2014-08-11 22:32:28 本站原創一談到協同管理軟件，大家總是先想到傳統的OA系統，但隨著互聯網的發展，OA系統作為一個重應用越來越受到局限，尤其是對一些中小企業來說，輕應用似乎更適合他們的管理。曾有13年OA協同管理軟件開發維護經驗的泛微，新近開發的輕應用eteams，就能帶來低成本、高質量的不同體驗。
輕應用化 從遷徙到顛覆
作為國家重點軟件企業的上海泛微網絡科技股份有限公司在OA軟件領域算是知名企業，13年的行業經驗和良好的技術能力使得綠地集團、上海醫藥、格力電器、萬達集團等諸多世界及中國500強企業成為他們的忠實用戶。
但近幾年，新興企業社交軟件應用的受寵，讓泛微看到了移動4G、云計算技術給整個社會帶來的變化。2013年泛微首現變革之心，推出了移動辦公e-mobile產品，將協同OA上的公文、流程、通知公告等應用擴展到手機移動終端。
在搶占了移動市場先機之后，泛微繼續開展輕應用的開發，今年4月泛微發布了eteams云OA服務，如果說e-mobile平臺是泛微OA平臺應用向移動平臺應用的一次遷移，那么eteams云OA服務則是泛微對原有OA平臺應用的一次顛覆。
eteams在服務上的顛覆，就在于它希望自己的技術不僅能服務于大型企業，同時也能服務于中國最大的企業群體——小微企業?！爱a品完全部署在云端，不需要機房、服務器、不用聘請專業IT人員來負責部署實施和運維工作，不僅如此，我們還為十人以內的團隊提供免費服務?！狈何I銷服務總監盧文融介紹道，只要打開瀏覽器輸入賬號就可以與同事交流工作和想法、安排任務、知道彼此在做什么，何時需要協作。如果不滿意，就停止使用或付費，這對于中小企業幾乎沒有什么成本風險。
另外，一直以來，部署OA管理軟件是一項龐大的任務，通常需要大批IT人員和顧問調研、實施這些系統，往往提前支付的授權成本就高達上百萬元人民幣。盧文融告訴記者：“再加上產品授權實施服務費，以及年度維護的費用，這種級別的部署在時間、人力和預算方面的要求，因而中小企業往往無法使用這類軟件，也無法得到信息化的效益，而eteams卻完全顛覆了原有的方式?！?/p>
矩陣模型 打通工作環節
從泛微eteams的這套產品的技術與運用來看，這款基于SaaS的軟件，主要以“目標任務”為核心，通過任務的三要素框架來幫助企業展開工作以及與同事之間的協作。
首先eteams為每一個任務設置唯一的負責人，由一人對某個任務負全責，這樣一來工作責任更加清楚。其次，為每一個任務設置的截止日期，把執行落到實處的同時也讓項目進程不會延期。第三就是添加注釋，讓同事之間能更好的理解任務內容，避免因為溝通不暢導致的項目偏差。
“在這三個要素的框架上，系統給用戶最大的權限去靈活地設置具體內容?！北R文融表示，每個員工可以很清楚地知道今天做了什么，明天要做什么。而所有的任務和每一次的進展又自動匯集到工作日報模塊，形成一天的工作軌跡，當某一天回頭看看的時候也能了解到當時的情況，同時對領導來說，也可以比較全面的了解員工的工作狀態和進度。
除此之外，在eteams中還能看到泛微OA協同管理軟件里一個重要內容，那就是“協同矩陣模型”。通過關聯工作中任務、文檔、客戶、流程、目標與標簽等幾個要素，把企業工作事件打通。例如上級安排新員工回訪老客戶，但又怕新員工不知如何回訪，這時上級只要把“如何回訪”的文檔關聯到新員工的回訪任務中，就能讓新員工了解回訪的重點。
協同矩陣模型實際上是提供了企業信息網狀管理的解決方案，通過一個信息點，與之相關聯的所有信息都能被找到。這樣既能把項目的來龍去脈、最新進展、討論和反饋的結果、收集項目過程中產生的文檔，歸集發生的費用的工作主線完整呈現，讓使用者360°掌握項目進展，更加高效地運轉工作，也能建立企業團隊輕社交模式和工作經驗信息分享平臺，讓同事聯系更緊密。
移動OA平臺化
在移動化的浪潮下，移動辦公的需求也越來越大，雖然eteams在PC端只有WEB版的應用，但是移動端應用卻已經配合完成。不得不說，eteams的移動端應用足夠強大，幾乎囊括了PC端99%的功能，或許這就是作為老工具OA廠商的優勢所在。
作為符合移動端的產品，eteams也有其特有的創新。“現在很多企業的員工常有在外辦公的情況，例如銷售人員，而領導往往對于這些員工在外的實際工作狀態無法了解?！北R文融解釋道，以前銷售人員表示明天要去拜訪客戶，而領導往往無法確定自己的員工第二天是否真的去了。但員工通過eteams考勤定位功能，顯示自己所在的位置，領導就能清楚了解員工是否去了客戶那里。除此之外，eteams還有語音輸入功能幫助使用者在不方便打字時利用語音輸入工作相關信息，以及名片掃描功能幫助使用者輕松及時地搜集名片信息。
而從這些功能上的創新設置，可以看到eteams平臺化集成的開放心態，因為不管是基于LBS(基于位置服務)的定位考勤功能也好，還是語音輸入功能也好都有其他合作廠商的影子，例如，語音輸入就是與科大迅飛合作。盧文融認為，定位系統、語音輸入這些都不是OA廠商的開發強項，但是這些功能卻是在移動辦公中常會用到的功能，eteams把高質量的相關產品整合后嵌入到自己的產品中，在提高產品品質的同時也能為用戶帶來較為理想的使用場景，這才是辦公軟件產品創新的意義所在。
案例——西安娛至尚： 員工協同效率驟升6天完成142個任務
西安娛至尚成立于2011年，專注于汽車電子行業，現在已經是一家集車載DVD導航、便攜式導航、電子狗、行車記錄儀等汽車電子產品分銷的汽車用品公司，到2013年全年銷售額已經突破1000萬。隨著公司的業績發展，團隊的人數也在不斷增加，而對于年輕的創業企業來說，如何提高日常工作管理成了必須要面對的問題，傳統OA協同又是不小的開銷，難以負擔。
娛至尚的負責人蔡偉介紹：“前不久看到泛微的eteams覺得比較喜歡，因此立刻開始研究這個產品?！庇捎趯I的功能設置與移動化端的配合很符合公司的需求，蔡偉就決定選用eteams作為公司的協同管理軟件。在與泛微的咨詢中，他根據組織體系設置了權限，便于從上而下的管理協同，以及區分責任關系。
為了讓所有員工都能領會軟件的主要用途，蔡偉用思維導圖做了一個功能簡介并在公司會議上介紹給大家。同時，為了推進系統的順利實施，他為項目定了4大推進階段：第一階段，備忘錄，隨身小秘書;第二階段，任務協同;第三階段，考核跟蹤;第四階段：改善員工的拖延癥。
在這4大階段的指引下，每個員工今天做什么事、是否完成工作、有什么成效，都能通過隨時的記錄尋找到工作軌跡。以任務為中心的協同，強調了人與事、事與事之間的關系，誰是任務的負責人、參與者誰負責給這些任務提供必要的幫助，一目了然，無形中也增加了每個員工的責任心和工作條理性。
為了更好的解決人與事之間的關系，蔡偉還使用了eteams中的“關注”，這種關注機制與社交網絡中的關注不同，eteams讓這種關注對象變為了事，員工可以關注自己感興趣的任務、文檔、客戶、流程、工作主線等，當事情太多，無從下手的時候，關注事項會讓員工更聚焦。
就這樣幾個設置與員工的積極使用，僅僅6天時間，全公司已經協同完成了142個任務，相當于一天完成23個多的任務，這樣的工作效率是娛至尚在使用eteams前從來沒有過的。
