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如何打通企業移動協同與管理的任督二脈

2014-06-04 21:07:51 本站原創
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 無論企業或個人,“溝通”永遠是最重要的一件事,隨著智能型手機與平板計算機的普及,企業移動化服務與營運模式的改變來勢洶洶,各式便利的云端應用服務也如雨后春筍般相繼推出,除了大幅改變過去與消費者溝通的模式之外,也有效提升了企業內溝通管理的便利與效率,但企業在進行移動策略布局前,仍有諸多事前規劃與準備工作需審慎思考。

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免費移動通訊APP的普及促使人際溝通更快速便利又有效率,但企業內部在享受此溝通便利性的同時,卻也因其”局限性”而造成難以掌控的局面;一般來說,免費移動通訊APP不適合用來談論公事的主要原因有以下幾點:

1. 管理議題 - 移動派主管們已逐漸習慣用免費移動通訊APP指派工作,但往往后續進度無人追蹤難以掌握,且無適當管理工具立即移動分工,此外,組織內部移動溝通雖有其必要性,但成員間若以此類APP談論私事恐影響工作效率及組織文化。

2. 資安問題 - 組織成員無法有效統一由后臺管理,包含權限及帳密管理等問題,且機密數據無法備份或控管,在在都增加了企業營運的風險與危機。

3. 客戶關系 - 除了手機和E-mail之外,愈來愈多業務人員嘗試以免費移動通訊APP來擴大和客戶間的溝通并建立私人情誼,但往往隨著業務人員的異動,客戶名單及營銷交談紀錄也隨之出走,直接侵蝕企業營收獲利。

4. 整合擴充 - 企業內部若有高階信息系統的移動化需求(如商業智能分析工具BI或實時業績回報系統POS等),往往無法與現有的免費移動通訊APP整合以發揮管理綜效,且企業內部未來若導入多個移動應用服務APP,彼此間也無法整合串接。

也因此,愈來愈多企業開始正視內部自建移動溝通平臺的必要性,不但避掉了過去使用免費移動通訊APP的風險,更能積極地享受到移動化管理后所帶來的諸多好處:

1. 管理綜效 – 有效提升組織生產力并能立即移動派工(Assign Task),移動派主管們過去在免費移動通訊APP上所發出”立即、簡要”的工作任務訊息,組織成員們不但能在第一時間接收到訊息,還能立即輕松做出任務分工、橫向溝通、進度回報及到期提醒等適度管理工作,且訊息內容和檔案能自動整理分類并備份,日后還可依關鍵詞查找。

2. 信息安全 – 所有成員的賬號密碼、權限控管、訊息/檔案的發布與回收均由后臺統一管理,所有紀錄都保存在服務器內,數據傳輸過程加密,即便被截取也無法破解讀取。

3. 多元營銷/節省成本 – 除內部成員溝通管理工具外,還能延伸做為與客戶間的溝通營銷及客服工具,并將客戶名單和溝通紀錄完整保留在企業內部,深耕客戶關系;另外還可整合企業節費電話(VoIP)大幅降低通訊費用。

4. 可擴充性 – 企業不會只有一個APP,因此無論是整合既有高階系統的移動應用,或是串接其他APP服務,最基礎重要的一件事情就是先將”人”(組織成員/客戶)串聯起來集中管理,未來不論延伸任何移動應用都能輕而易舉。

信息安全與便利彈性不再是對立面

然而市場上各式移動應用產品與服務的公司琳瑯滿目,”企業在評估時應以如何才能滿足全方位需求為最大考慮”宇軒數字資深業務經理朱庭瑤強調,宇軒數字能針對客戶需求做出完整規劃,除了企業首重的資安考慮外,更顛覆過去PC時代的舊思維,善用云端服務的便利及移動設備親民的特性,徹底發揮組織管理綜效和多元營銷優勢,部分功能亦可快速導入并具高度客制化彈性及整合服務,在考慮信息安全的前提下還能兼顧用戶便利及系統彈性,為企業客戶提早做好移動化布局的準備工作以搶食移動商機大餅。

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